Un syndic gère les parties communes d’un immeuble au nom de l’Association des Copropriétaires (ACP) : administration et organisation, gestion financière, entretien technique, suivi des réparations et respect des obligations légales.

Le syndic travaille pour l’ACP (donc pour l’ensemble des copropriétaires). Les résidents/locataires peuvent contacter le syndic pour les questions relatives aux parties communes ou à la sécurité, mais les décisions sont prises via l’ACP.

Les parties communes comprennent notamment l’entrée, la cage d’escalier, les ascenseurs, les installations techniques, le toit, la façade, les couloirs et tout ce qui est défini comme commun dans les statuts. Les parties privatives sont les lots privatifs (ex. appartement, cave) et leurs éléments selon les statuts.

Le syndic convoque l’assemblée générale. Un ou plusieurs copropriétaires possédant ensemble au moins un cinquième (20 %) des quotes-parts dans les parties communes peuvent également obliger le syndic à convoquer une assemblée générale. Dans ce cas, le syndic doit envoyer la convocation dans les 30 jours suivant la réception de la demande.

(L’assemblée elle-même ne doit pas avoir lieu dans ces 30 jours ; seul l’envoi de la convocation est requis.)

Signalez le problème de la manière la plus précise possible : localisation, description, photos (si possible) et degré d’urgence (sécurité, fuite d’eau, électricité…). Le syndic évalue s’il s’agit d’un problème privatif ou commun et prend les mesures nécessaires.

Pour les réparations urgentes affectant la sécurité ou la protection de l’immeuble, le syndic peut agir rapidement. Pour les travaux non urgents ou plus importants, il suit généralement le mandat de l’ACP (ex. décision en assemblée générale, comparaison d’offres, budget/fonds de réserve).

Il existe un réseau d’entrepreneurs fiables pour l’entretien et les interventions. Pour les travaux plus importants, plusieurs devis sont généralement comparés. L’ACP peut également proposer ses propres entrepreneurs selon les accords.

Le syndic assure le suivi des contrôles légaux et périodiques (ex. ascenseur, installations électriques, sécurité incendie le cas échéant) et coordonne leur planification. Le coût du contrôle lui-même (prestataire externe) constitue généralement une charge distincte pour l’ACP.

Les charges sont réparties selon les statuts (acte de base/règlement de copropriété) et les quotes-parts/clés de répartition. Certaines charges peuvent uniquement être supportées par certains copropriétaires (ex. coûts concernant une partie spécifique de l’immeuble), si cela est prévu dans les statuts.

En général, une rémunération de base couvre la gestion quotidienne (administration, suivi, communication, comptabilité, organisation de l’AG). Des prestations spécifiques peuvent être facturées séparément (ex. assemblées extraordinaires, sinistres importants, suivi supplémentaire de chantier). Cela est fixé de manière transparente dans le contrat et approuvé par l’ACP.

Le fonds de roulement sert aux dépenses récurrentes (ex. entretien, électricité des parties communes, petites réparations). Le fonds de réserve est destiné aux dépenses plus importantes et planifiées ainsi qu’aux gros travaux. Leur constitution et leur utilisation sont déterminées par l’ACP dans le cadre légal.

Un déficit est réparti selon les clés de répartition (appel de fonds complémentaire). Un excédent peut être reporté ou remboursé, selon les décisions prises et la situation comptable de l’ACP.

Cela dépend de la cause et de la localisation (privative ou commune) ainsi que d’une éventuelle faute (ex. négligence). Le syndic aide l’ACP dans le suivi administratif (déclaration, devis, communication avec l’assureur), mais la couverture et la responsabilité dépendent des conditions de la police et de l’enquête des faits.

Il existe généralement une « police globale » pour l’immeuble (parties communes et parfois certaines parties privatives selon la police). Le contenu privatif et certains risques privatifs relèvent en principe de l’assurance propre du propriétaire ou de l’occupant. Vérifiez toujours la police et les conditions particulières.

Le syndic exerce une mission légale et dispose généralement d’une assurance responsabilité professionnelle. En cas de faute avérée, sa responsabilité peut être engagée dans les limites prévues par la loi et la police.

Les documents (procès-verbaux, décomptes, devis, contrats, attestations…) sont généralement transmis par e-mail et/ou via un portail copropriétaire. L’ACP fixe les modalités pratiques (numérique ou courrier).

Le syndic consigne les décisions dans le registre et transmet le procès-verbal dans les 30 jours suivant l’assemblée générale.

Les propriétaires disposent du droit de vote et peuvent faire inscrire des points à l’ordre du jour. Les locataires/résidents peuvent signaler des problèmes (ex. défaut, sécurité), mais les décisions structurelles, budgétaires et réglementaires relèvent de l’ACP et sont prises en assemblée générale.

En cas de danger immédiat (incendie, fuite de gaz, urgence médicale), appelez toujours d’abord le 112. Informez ensuite le syndic pour le suivi.

Utilisez le numéro d’urgence uniquement pour les situations urgentes. Les signalements non urgents peuvent attendre le jour ouvrable suivant.

La convocation doit parvenir aux copropriétaires au moins 15 jours avant la date de l’assemblée générale et mentionne la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour. La convocation se fait par lettre recommandée, sauf si le copropriétaire a préalablement accepté par écrit un autre moyen de communication (p. ex. e-mail).

Oui. Les copropriétaires (et aussi le conseil de copropriété, s’il existe) peuvent demander l’inscription de points à l’ordre du jour en les communiquant par écrit au syndic. Pour l’AG annuelle ordinaire, le syndic doit inscrire les propositions écrites qu’il reçoit au moins trois semaines avant le premier jour de la période fixée dans le règlement d’ordre intérieur. Si elles arrivent trop tard, elles seront inscrites à l’AG suivante.

Oui. Un copropriétaire peut se faire représenter via une procuration (avec le nom du mandataire). Des limitations s’appliquent (notamment un nombre maximum de procurations et une limitation des voix). Le syndic ne peut pas agir en tant que mandataire.

En outre, un copropriétaire peut, sous conditions, se faire assister par une personne ; le syndic doit en être informé par envoi recommandé au moins quatre jours ouvrables avant l’AG.

Oui. Au début de l’AG, il faut généralement (1) que plus de la moitié des copropriétaires soient présents ou représentés et (2) qu’ils représentent au moins la moitié des quotes-parts dans les parties communes. À défaut, l’AG peut également valablement délibérer si les copropriétaires présents/représentés représentent plus de trois quarts des quotes-parts. Si aucun quorum n’est atteint, une seconde AG (après au moins 15 jours) peut valablement délibérer quel que soit le nombre de présents et de quotes-parts.

L’ACP en décide lors de l’assemblée générale. En cas de changement, il y a transfert des dossiers, comptes, contrats et documents. Le calendrier et les modalités pratiques découlent de la loi, du contrat et de la décision de l’AG.

Un copropriétaire peut, sous conditions, demander au juge l’annulation ou la modification d’une décision irrégulière ou illégale. Cela doit se faire dans les délais légaux à partir de la prise de connaissance. En cas de doute, demandez un avis juridique à temps.

Introduisez les plaintes par écrit et de la manière la plus concrète possible. Le syndic examine la situation, répond et, si nécessaire, l’inscrit à l’ordre du jour de l’AG afin que les copropriétaires puissent décider de mesures structurelles.

Le syndic gère les parties communes au nom de l’Association des Copropriétaires (ACP). Cela comprend notamment la gestion financière, le suivi des réparations, l’administration, l’organisation de l’assemblée générale et le respect des obligations légales.

Le syndic n’effectue pas de réparations privatives, ne règle pas les conflits locatifs et ne peut pas prendre de décisions structurelles sans l’approbation de l’assemblée générale, sauf en cas d’urgence prévue par la loi.

Uniquement pour des actions urgentes ou légalement nécessaires (p. ex. risques liés à la sécurité). Toutes les autres décisions nécessitent un mandat de l’ACP ou un vote en assemblée générale.

Les demandes non urgentes sont généralement traitées dans un délai de quelques jours ouvrables. Les problèmes urgents concernant la sécurité ou des dégâts ont priorité.

Les situations présentant un risque pour les personnes ou l’immeuble, comme des fuites d’eau, une odeur de gaz, des problèmes électriques ou un risque d’incendie.

Certains dossiers nécessitent des devis, une approbation de l’ACP ou une coordination avec des assureurs et des entrepreneurs. Le syndic informe les parties concernées au mieux.

Indiquez toujours l’emplacement exact, une description claire, depuis quand le problème existe et s’il est urgent. Des photos aident à évaluer plus rapidement.

Non. Les réparations des parties communes passent toujours par le syndic afin de garantir la sécurité, les garanties et une répartition correcte des coûts.

Pour les questions non urgentes, l’e-mail ou le point de signalement est à privilégier. Le téléphone est destiné aux situations urgentes ou complexes.

Les copropriétaires ont accès notamment aux statuts, procès-verbaux, décomptes, budgets, polices d’assurance et contrats de l’ACP.

En principe, les locataires n’ont pas d’accès direct aux documents de l’ACP. Leur bailleur reste le premier point de contact pour les questions privatives.

Les documents légaux et administratifs sont conservés conformément aux délais de conservation légaux et aux procédures internes du syndic.

Les installations communes relèvent de l’ACP. Les contrats et compteurs individuels relèvent de la responsabilité du propriétaire ou de l’occupant, sauf disposition contraire dans les statuts.

Signalez-le au plus vite avec des preuves (photos, index). Le syndic vérifie s’il s’agit d’un problème commun ou individuel.

Oui. Les déménagements ayant un impact sur les parties communes (ascenseur, couloirs) doivent être annoncés à l’avance. Les éventuels dégâts peuvent être refacturés.

Signalez la perte immédiatement. Un remplacement ou une reprogrammation peut être nécessaire et est généralement facturé au propriétaire ou à l’occupant concerné.

Le règlement intérieur fait partie du règlement de copropriété ou du règlement d’ordre intérieur et est disponible via le syndic.

Le syndic peut informer les copropriétaires et assurer le suivi des dossiers, mais les sanctions ou mesures structurelles sont décidées par l’ACP.

Introduisez votre plainte par écrit et de la manière la plus concrète possible. Le syndic examine, répond et/ou porte le point à l’assemblée générale.

Un copropriétaire peut, sous conditions, faire vérifier ou contester une décision dans les délais légaux.

L’Association des Copropriétaires est la personne morale qui représente l’ensemble des copropriétaires pour la gestion des parties communes.

Les contributions sont nécessaires pour l’entretien, les réparations, les assurances et le fonctionnement quotidien de l’immeuble.

Les statuts déterminent ce qui est commun ou privatif, la répartition des coûts et les règles applicables au sein de l’ACP.